Digitales Baugenehmigungsverfahren

Seit dem 1. April werden sämtliche Verfahren der Bauaufsicht des Kreises Borken digital abgewickelt. Dies bedeutet, dass Anträge, Genehmigungen und weitere Verfahrensschritte künftig vollständig elektronisch bearbeitet werden. Eine Ausnahme bildet derzeit noch die Abgeschlossenheitsbescheinigung, die weiterhin in Papierform einzureichen ist.

Wir möchten alle Antragsteller ausdrücklich dazu ermutigen, ihre Anträge digital einzureichen. Papierbasierte Eingänge müssen von uns nachträglich digitalisiert werden, was einen erheblichen zusätzlichen Personalaufwand verursacht. Durch die elektronische Antragstellung können Verfahren schneller und effizienter bearbeitet werden. Beachten Sie bitte unsere Vorgaben zur Dateibezeichnung und auf die Vergabe eines konkreten Betreffs in der letzten Maske.

Weitere Informationen zur digitalen Antragstellung finden Sie in den folgenden Reitern.

• Der Entwurfsverfasser und der Bauherr entscheiden sich für das digitale Verfahren.
• Der Entwurfsverfasser erstellt die Bauvorlagen digital und speichert sie als PDF-Dokumente.
• Der Entwurfsverfasser nutzt die vorgegebenen Dateibezeichnungen des Kreises Borken und achtet auf die Vergabe eines konkreten Betreffs in Cryptshare.
• Der Bauantrag wird über den Online-Dienst Cryptshare an das Funktionspostfach bauen@kreis-borken.de gesendet.
• Die Bauaufsichtsbehörde nimmt den Antrag entgegen und legt einen Vorgang im System an.
• Der Entwurfsverfasser und der Bauherr erhalten im Rahmen der Eingangsbestätigung Zugangsdaten für das Portal
BauenOnline, um den Verfahrensstand einzusehen.
• Die Bearbeitung des Antrags erfolgt digital.
• Fachbehörden werden digital über BauenOnline um Stellungnahme gebeten.
• Nach Abschluss des Verfahrens wird die Baugenehmigung digital über BauenOnline bereitgestellt.
• Eine E-Mail informiert den Entwurfsverfasser und den Bauherrn, dass die Genehmigung abrufbar ist.

Derzeit wird die Antragstellung mittels unseres Onlinedienstes Cryptshare abgewickelt. Perspektivisch wird die digitale Antragstellung über einen Antragsassistenten erfolgen. Da sich dieser noch im Testbetrieb befindet und erst im Laufe des Jahres produktiv geschaltet wird, können Bauanträge vorübergehend über den Online-Dienst Cryptshare eingereicht werden. 

Nähere Informationen zu Cryptshare finden Sie hier.

Cryptshare ist eine sichere Web-Anwendung des Kreises Borken, über die Daten verschlüsselt und geschützt an uns übermittelt werden können. Gleichzeitig verhindert dieser Dienst eine Überlastung unserer E-Mail-Postfächer. Cryptshare erreichen Sie unter:

securemail.kreis-borken.de

Wichtig: Eine Antragstellung per einfacher E-Mail kann nicht bearbeitet werden. Wir bitten unbedingt um die Beachtungunserer Vorgaben zur Dateibezeichnung.

Außerdem bitten wir darum, im letzten Schritt der Absendermaske einen konkreten Betreff zu vergeben. Der automatisch gesetzte Betreff ist in vielen Fällen zu lang und kann von unseren Systemen nicht verarbeitet werden. Zudem erleichtert ein konkreter Betreff die Zuordnung ihres Anliegens.

Anträge aller Verfahrensarten außer Abgeschlossenheitsbescheinigungen können mithilfe von Cryptshare eingereicht werden.

Abgeschlossenheitsbescheinigungen müssen weiterhin in Papierform eingereicht werden.

Bitte senden Sie den Bauantrag per Cryptshare an 

bauen@kreis-borken.de.
 
Damit die Bearbeitung reibungslos verläuft, beachten Sie bitte folgende Hinweise zu den Dateien:

• Dateiformat: Reichen Sie alle Unterlagen als einzelne PDF-Dateien ein.
   Zusammengehörige Seiten: Mehrseitige Dokumente wie das Antragsformular oder die Baubeschreibung dürfen in einer Datei             zusammengefasst werden.
• Keine Multipage-Dateien: Jede Unterlage muss als separate PDF-Datei vorliegen.
• Gute Lesbarkeit: Achten Sie darauf, dass alle Seiten klar und vollständig lesbar sind.
• Strukturierte Dateibenennung: Eine eindeutige und verständliche Benennung der Dateien ist erforderlich für die Bearbeitung.
• Bitte deaktivieren Sie in Cryptshare den Haken „Dateinamen in Benachrichtigungsmails anzeigen“
• Betreff: Bitte vergeben Sie im Betreff eindeutige Begriffe, um die Zuordnung zu erleichtern.

1. Neuer Antrag: Bitte hinterlegen Sie im Betreff die Art des Antrags (z.B. Bauantrag oder Bauvoranfrage).
2. Nachtragsbauantrag: Bitte geben Sie im Betreff das Aktenzeichen des Hauptaktenzeichens und den Begriff „Nachtrag“ an.
3. im Verfahren nachgereichte Unterlagen: nachgereichte Unterlagen + Angabe des Aktenzeichens

• Schnellere Bearbeitung: Digitale Anträge können schneller erfasst und geprüft werden, wodurch sich die
  Verfahrensdauer verkürzt.
• Einfache und sichere Übermittlung: Bauanträge werden über Cryptshare verschlüsselt und geschützt versendet.
• Reduzierung von Papieraufwand: Keine aufwendigen Ausdrucke und postalischen Versendungen mehr erforderlich.
• Flexibler Zugriff: Architekten und Bauherren können die Unterlagen jederzeit und von überall online abrufen.
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Alle Unterlagen bleiben digital gespeichert und sind leicht auffindbar.
• Kosteneinsparung: Weniger Druck-, Versand- und Archivierungskosten.
• Umweltfreundlichkeit: Reduzierung von Papierverbrauch und Transportwegen.
• Effizientere Kommunikation: Schriftverkehr und Rückfragen erfolgen direkt über die digitale Plattform.

Die aktuelle Lösung zur digitalen Antragstellung ist eine zeitlich begrenzte Übergangslösung. Perspektivisch wird die Plattformlösung elan comfort der Firma Prosoz eingeführt, die eine noch umfassendere und benutzerfreundlichere digitale Abwicklung ermöglichen wird.

Über den genauen Zeitpunkt der Einführung und weitere Details informieren wir rechtzeitig, sobald die Umstellung konkret wird.